Programmamanager transitie en centralisatie van backofficeprocessen (Freelance mogelijk)

📋 Taken en verantwoordelijkheden

Situering van de opdracht

Binnen een netwerkorganisatie loopt een ingrijpend verandertraject waarbij ondersteunende diensten worden gecentraliseerd. Het doel is te evolueren naar één centraal georganiseerd model voor HR, IT, boekhouding en administratie. Deze transitie moet leiden tot meer efficiëntie, uniforme processen en een betere inzet van middelen.

Ter voorbereiding zijn vier inhoudelijke werkgroepen actief, telkens rond HR, IT, boekhouding en administratie. Zij werken aan de harmonisatie van processen, toekomstige werkingsmodellen en de voorbereiding van de effectieve centralisatie. Voor de overkoepelende begeleiding van dit traject wordt een programmamanager gezocht.

Opdracht

Als programmamanager neem je het project- en programmamanagement op van het transitieprogramma rond de centralisatie van backofficeprocessen. Je coördineert, begeleidt en volgt de vier werkgroepen op en bewaakt de samenhang tussen de verschillende deelprojecten.

Je ondersteunt de opdrachtgever bij het realiseren van de doelstellingen, bewaakt de voortgang van het volledige programma en helpt bij de voorbereiding van beslissingen binnen de bestaande governance. Daarbij werk je onafhankelijk van de werkgroepen en stimuleer je een uniforme aanpak over de vier domeinen heen.

Verwachte werkzaamheden

• Overlegmomenten van de vier werkgroepen organiseren en begeleiden.
• Afspraken, actiepunten en beslissingen systematisch opvolgen.
• Een geïntegreerde programmaplanning uitwerken waarin trajecten, afhankelijkheden en afstemming tussen de domeinen zichtbaar zijn.
• Werkgroepen ondersteunen bij het vertalen van hun werkzaamheden naar concrete resultaten, zoals geharmoniseerde processen, toekomstige organisatiemodellen, implementatieplannen en verandertrajecten.
• Risico's, knelpunten en afhankelijkheden tijdig signaleren en proactief advies geven over mogelijke bijsturing.
• Optreden als neutrale facilitator en programmaregisseur die samenwerking en besluitvorming ondersteunt.
• Zorgen voor duidelijke rapportering over voortgang, resultaten, risico's en noodzakelijke beslissingen.

Resultaat van de opdracht

De opdracht is gericht op een succesvolle uitvoering van het centralisatietraject binnen het transitieprogramma. Er wordt verwacht dat je zorgt voor een gestructureerde programmasturing, transparante voortgangsopvolging en tijdige realisatie van de afgesproken mijlpalen.

• Een geïntegreerde programmaplanning.
• Periodieke voortgangsrapporteringen.
• Risico- en issue-overzichten.
• Verslagen van overlegmomenten.
• Adviezen ter ondersteuning van de besluitvorming.

Profiel van de opdrachtnemer

Je hebt aantoonbare ervaring als programmamanager in complexe organisatieveranderingen, transformatieprogramma's of centralisatietrajecten.

• Ervaring met samenwerkingsverbanden tussen meerdere organisaties is essentieel.
• Je kan multidisciplinaire werkgroepen begeleiden en besluitvorming ondersteunen binnen complexe governance-omgevingen.
• Je beschikt over sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden en weet verschillende belangen met elkaar te verbinden.
• Kennis van procesoptimalisatie, change management en programmamanagementmethodieken is een belangrijke meerwaarde.

Rapportering

Je rapporteert rechtstreeks aan de opdrachtgever en werkt nauw samen met de leden van de vier werkgroepen, de betrokken directies en de relevante governanceorganen binnen het netwerk.

Regelmatige voortgangsrapportering en actieve deelname aan stuurgroepen maken integraal deel uit van de opdracht. Je stelt periodiek een managementrapport op met de voortgang, de belangrijkste risico's, genomen beslissingen, openstaande actiepunten en aandachtspunten voor de volgende periode.

💼 Aanbod

Je zal deel uitmaken van een groeiende KMO met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat je in een uitdagende maar aangename werkomgeving terecht komt met leuke collega's. Samen met jou stippelen we een carriereplan uit, met aandacht en budget voor bijkomende opleidingingen / certificaties. Je kan rekenen op een motiverend salaris, aangevuld met extralegale voordelen, inclusief bedrijfswagen (of alternatieve vergoeding).
(Freelance is ook mogelijk)