Management- en Grafisch Tendering Assistant

Korte omschrijving

Als Management & Portfolio Graphic Assistant vervul je een brede ondersteunende rol waarin managementsupport, administratie en grafische uitwerking samenkomen. Je ondersteunt het management op organisatorisch en operationeel vlak en draagt tegelijk bij aan de opmaak en coördinatie van offertes, wedstrijd- en kandidatuurdossiers.

Met jouw hands-on mentaliteit, proactieve aanpak en flexibiliteit zorg je voor een vlotte en efficiënte werking. De afwisseling in taken geeft je energie en motiveert je om mee het verschil te maken.

Je rol

• Ondersteunen van het management in de dagelijkse werking en administratieve opvolging.
• Beheren van agenda’s, afspraken en vergaderingen.
• Voorbereiden en opvolgen van documenten, presentaties en verslagen.
• Optreden als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Flexibel inspelen op ad-hocvragen en veranderende prioriteiten.
• Meedenken over efficiëntere processen en verbeteringen binnen de organisatie.
• Ondersteunen van tendering, communicatie en grafische uitwerking.
• Waken over de kwaliteit, structuur en visuele uitstraling van dossiers.
• Verzamelen, structureren en actualiseren van projectreferenties en portfolio’s.
• Opmaken, beheren en up-to-date houden van projectfiches en commerciële documenten.
• Samenwerken met interne stakeholders om sterke en verzorgde dossiers samen te stellen.
• De projectportfolio beheren en zorgen voor een consistente en kwalitatieve presentatie in interne en externe communicatiemiddelen.

Je profiel

• Je hebt relevante ervaring in een administratieve, ondersteunende of grafische functie.
• Je hebt affiniteit met architectuur en begrijpt architectuurplannen en de verschillende fasen van een bouwproject, zoals ontwerp, vergunningsaanvraag, aanbesteding en uitvoering.
• Je bent hands-on, organisatorisch sterk en werkt nauwkeurig.
• Je kan zelfstandig werken en neemt graag initiatief.
• Je gaat vlot om met wisselende prioriteiten en ad-hocsituaties.
• Je communiceert sterk en hanteert een professionele houding.
• Je denkt proactief en oplossingsgericht.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is een plus.
• Je hebt een goede kennis van MS Office en Adobe-programma’s zoals InDesign, Photoshop en Illustrator.
• Je hebt oog voor detail, lay-out en visuele kwaliteit.
• Je gaat discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.