Plannings- en trafficcoördinator voor een creatieve studio (Freelance mogelijk)

📋 Taken en verantwoordelijkheden

De creatieve studio binnen de communicatieafdeling ondersteunt interne communicatie- en marketingteams met creatieve concepten en communicatiemiddelen voor online en offline gebruik. Het team van ongeveer tien medewerkers werkt onder meer aan copywriting, grafisch ontwerp, fotografie, video, nieuwsbrieven en sociale media, in samenwerking met interne stakeholders en externe partners.

Voor een proefopstelling rond planning en traffic management zoeken we een collega die onderzoekt welke processen en structuur het best werken. Je werkt deze aanpak uit, test ze in de praktijk en neemt tijdens de testfase een coördinerende rol op.

Je helpt een duidelijke werkstroom uit te bouwen zodat projecten volgens briefing, timing en budget verlopen, van intake tot oplevering. Met een efficiënte aanpak voor planning en traffic geef je creatieve medewerkers meer ruimte voor hun inhoudelijke werk en ondersteun je interne opdrachtgevers beter. De inzichten uit deze test vormen de basis voor een definitieve aanpak die in 2027 wordt uitgewerkt.

Je werkt volgens een gericht stappenplan, in afstemming met het diensthoofd van de studio:

• Je analyseert de huidige werking van de studio op het vlak van planning en traffic en brengt de samenwerking met interne opdrachtgevers in kaart.
• Je werkt een duurzame structuur uit met duidelijke processen, tools en rollen. Daarbij bewaak je een kostenefficiënte werking.
• Je introduceert, test en verfijnt deze structuur in de studio.
• Tijdens de testfase ben je het eerste aanspreekpunt voor de leidinggevende, interne opdrachtgevers en creatieve medewerkers.
• Je stelt de projectplanning voor lopende opdrachten op, bewaakt ze en optimaliseert ze waar nodig.
• Je vertaalt briefings naar concrete tijdslijnen, deliverables en capaciteitsinschattingen.
• Bij piekbelasting bepaal je prioriteiten en neem je beslissingen over de planning.
• Je brengt de beschikbare capaciteit van creatieve medewerkers in kaart en verdeelt de opdrachten.
• Wanneer de interne capaciteit niet volstaat, stem je tijdig extra interne of externe ondersteuning af.
• Je organiseert de planningsafstemming met creatieve teams, de leidinggevende en interne opdrachtgevers.
• Je faciliteert stand-ups, weekplanningen en statusupdates.
• Je zorgt voor duidelijkheid over verantwoordelijkheden, deadlines en randvoorwaarden.
• Je beheert de ondersteunende planningstools en gebruikt geschikte technologie of vergelijkbare oplossingen voor de planning en opvolging.
• Je legt vanuit planning en traffic de verbinding met budgetbeheer en volgt de kosten op.
• Je doet proactief voorstellen voor bijkomende taken of structuren die de operationele flow in de studio verbeteren.
• Je kunt eventueel de overgang van de testopstelling naar de definitieve structuur mee faciliteren.

Deze functie omvat geen formele leidinggevende verantwoordelijkheid, creatieve uitwerking of creatief management.

📝 Jouw profiel

• Je hebt ervaring in een creatief bureau, een creatieve studio of een productieomgeving.
• Je bent vertrouwd met planningstools en met de relevante planningstechnologie of een vergelijkbare technologie.
• Je hebt ervaring met het faciliteren van stand-ups, weekplanningen of gelijkaardige overlegmomenten.
• Je hebt kennis van kostencalculatie, timing en workloadmanagement.
• Je beschikt over ervaring met projectmanagement.
• Je communiceert duidelijk, empathisch en to the point. Tijdens een interview kan je dit overtuigend aantonen.
• Je voegt bij je kandidatuur een document toe met een voorbeeld van een eerder uitgewerkte procesflow.
• Ervaring in een creatieve rol, zoals content creator, copywriter of grafisch ontwerper, is een pluspunt.
• Ervaring in een leidinggevende functie is een pluspunt, ook al bevat deze rol zelf geen formele leidinggevende verantwoordelijkheid.
• Je hebt ervaring met procesanalyse en procesoptimalisatie.

💼 Aanbod

Je zal deel uitmaken van een groeiende KMO met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat je in een uitdagende maar aangename werkomgeving terecht komt met leuke collega's. Samen met jou stippelen we een carriereplan uit, met aandacht en budget voor bijkomende opleidingingen / certificaties. Je kan rekenen op een motiverend salaris, aangevuld met extralegale voordelen, inclusief bedrijfswagen (of alternatieve vergoeding).
(Freelance is ook mogelijk)