Freelance PMO Office manager, IT

📋 Tâches et responsabilités

Contexte du projet

Projet IT de transformation à forte criticité, d’une durée de 3 ans, impliquant plus de 100 contributeurs (business experts, business analysts, functional analysts, architectes IT, équipes de développement, QA).

Le programme consiste en la mise en œuvre d’un ensemble complexe de projets dépendants visant à réécrire une application métier relative aux processus du shared service de la perception et du recouvrement des créances fiscales et non fiscales. L’application peut être comparée à une application comptable du type ERP, une application de gestion de comptes bancaires (y inclus le PC banking), des applications de workflow et des interfaces dynamiques avec ses clients. Le programme court en parallèle avec certains autres projets d’amélioration et d’ajouts de fonctionnalités business.

Le consultant est responsable de la mise en place et de l’animation du PMO Office, garantissant la gouvernance, la coordination et la qualité des processus et livrables de ce projet.

Mission principale

Assurer la gouvernance globale du projet, la coordination des parties prenantes business et IT, le pilotage opérationnel, ainsi que la qualité et la validation des exigences et développements, dans le respect des délais, coûts et standards de qualité.

Responsabilités clés

1. Gouvernance & PMO Office

· Mettre en place et opérer le PMO Office du projet

· Définir et maintenir les processus de pilotage (planning, reporting, risques, dépendances, décisions) selon les méthodologies en place chez le client inspiré de Prince2 (projet) et Agile Scrum (développement)

· Structurer et animer les comités de gouvernance (Steering Committee)

· Assurer la consolidation des indicateurs clés (KPI, avancement, budget, risques, qualité)

2. Planification & Suivi

· Construire et maintenir le planning global du programme

· Assurer le suivi des jalons, livrables et dépendances inter-équipes

· Identifier, analyser et suivre les risques et issues

· Proposer et piloter les plans de mitigation

3. Organisation et animation des workshops

· Planifier, structurer et faciliter les workshops business–IT

· Coordonner la participation des :

o Experts métier

o Business Analysts

o Functional Analysts

o Architectes IT

· Garantir des objectifs clairs, un cadrage précis et des livrables formalisés

· Assurer le suivi des actions et décisions issues des workshops

4. Gestion des exigences (Requirements Management)

· Mettre en place un cadre de gestion des exigences (processus, templates, outils)

· Garantir :

o La collecte structurée des requirements

o Leur traçabilité (business → fonctionnel → technique → développement)

o Leur validation formelle par les parties prenantes

· Assurer la gestion des changements (change requests)

5. Qualité & Documentation

· Définir et faire appliquer les standards de documentation

· S’assurer que tous les livrables sont :

o Complets

o Cohérents

o Validés

o Versionnés

· Vérifier l’alignement entre :

o Requirements validés

o Solutions conçues

o Développements livrés

· Supporter les phases de tests (UAT, validation métier)

6. Coordination Business – IT

· Agir comme interface centrale entre le business et l’IT

· Faciliter la communication et la résolution des conflits

· Assurer l’alignement des attentes business avec les contraintes techniques

· Garantir la compréhension mutuelle des enjeux et priorités

Compétences fonctionnelles & soft skills

· Très fortes capacités d’organisation et de structuration

· Excellente communication écrite et orale

· Capacité à animer des workshops complexes

· Leadership transversal sans autorité hiérarchique

· Fortes compétences analytiques et de synthèse

· Capacité à gérer la pression et les environnements complexes

· Capacité de coacher et transmettre expertise PMO

Livrables attendus

· PMO Framework & gouvernance projet

· Planning global et reporting régulier

· Comptes rendus et livrables de workshops

· Documentation des requirements formalisés et validés

· Traçabilité exigences → développements

· Tableaux de bord projet

Work Arrangement: Hybrid light (presence requested on Monday, Tuesday and Thursday and on request on Wednesday and Friday)

📝Votre profil

Expérience en tant que: Programme Director (PMO)Expérience sur des projets de grande envergure (+50 personnes)

Skills

• Agile
• Analytics
• Confluence
• Cycle de développement logiciel
• Jira
• Large Organisation Experience
• Prince 2
• Project Monitoring
• SAFe
• Strategic Management
• Waterfall
• Workshop Animation & Training

Languages

• Dutch or French
• English